7 функција главног административног асистента

Тхе функције административног помоћника они су задаци помоћи и пратње уобичајеним активностима које компанија развија. Према томе, они су основни за ефикасно функционисање истог.

Ове активности су обично варијабилне у складу са пословним подручјем компаније у којој раде. На пример, у специјализованим канцеларијама као што су адвокатске канцеларије, полазници обично имају специфичну обуку за обављање одређених активности.

Међутим, постоје функције заједничке за све области које се обично врте око дистрибуције и администрирања информација унутар канцеларије. То укључује управљање документима, архивом и организовањем догађаја.

Али ове активности могу постати много шире. Понекад административни асистенти такође морају да се баве обрадом рачуноводствених информација и чак гарантују функционисање технолошких ресурса компаније.

7 главних функција административног помоћника

1- Управљање документима

Једна од главних функција административног асистента је да помогне члановима канцеларије у управљању документима и досијеима.

Обично је овај задатак везан за складиштење, организацију и администрацију датотека.

Међутим, у одређеним приликама можда ћете морати да пишете, уређујете и прегледате документе.

У неким компанијама се од њих чак тражи да донесу диктате писама или белешки и да забележе записнике са састанака који се одржавају.

У неким случајевима, на пример, када се ради са адвокатском фирмом, потребна је специјализована обука да би се испуниле ове функције: административни асистент мора разумети терминологију и правне процедуре.

С друге стране, административни асистенти који раде у области медицине требају различита знања. Они морају имати потребну обуку за рад са пацијентима и читање медицинских извјештаја.

2. Планирање догађаја

Планирање канцеларијских догађаја је такође обично одговорност административних помоћника. Величина ове одговорности може бити варијабилна у зависности од величине предузећа.

Догађај може бити само састанак или пословни ручак, али може бити и конгрес или већа пословна забава.

У оба случаја, асистент мора управљати свим критеријима везаним за догађај.

То укључује контактирање добављача, резервације, избор менија и декорација. Али то укључује и контактирање, позивање и потврђивање присутних, говорника и говорника у случају да је то потребно.

3- Пажња лицем у лице корисницима и посетиоцима

Пажња корисницима је обично један од најчешћих задатака административних асистената. Публика којој је пажња усмерена увек зависи од величине компаније и њене пословне оријентације.

У случају малих предузећа која директно служе јавности, могуће је да административни асистент прими клијенте.

Када се то догоди, њихов рад има за циљ да их усмери и помогне током њиховог боравка у објектима компаније.

У већим компанијама, административни асистент мора присуствовати другим посјетитељима као партнерима или великим добављачима.

У том случају, њихова мисија ће бити да их усмери у испуњавању њиховог дневног реда и састанака са менаџментом или другим областима компаније.

4. Телефон и виртуална помоћ

Телефонска и виртуална пажња је укључена у категорију корисничке помоћи. У случају телефонске помоћи укључена је оријентација клијената и партнера, као и организација и управљање дневним редовима.

Када је у питању виртуална пажња, задаци зависе од канала које пружа компанија за услуге купцима или управљање информацијама.

У неким случајевима ради се о управљању е-поштом, одговарању, прослеђивању или архивирању порука по потреби.

У другим случајевима, када су виртуелни канали комуникације разноврснији, могу се укључити и други задаци, као што је пажња јавности кроз цхат системе или чак и одговарање на питања путем друштвених мрежа компаније..

У великим компанијама је уобичајено да постоји особље које је посебно фокусирано на пажњу ових комуникацијских канала. Када су компаније мале, овај задатак је обично препуштен административним помоћницима.

5- Администрација дневног реда

Управљање дневним редовима је обично један од најважнијих задатака административних помоћника.

Ова одговорност укључује примање захтева за састанке и састанке путем телефона, лично или путем интернета, и организовати их на дневном реду у складу са дефинисаним критеријумима.

Такође укључује заказивање састанака унутар и изван компаније, радних ручкова и пословних путовања.

У овим посљедњим случајевима, асистент је такођер одговоран за резервирање летова, хотела, ресторана или соба за састанке према потреби..

6- Рачуноводство

Понекад административни помоћници су одговорни за праћење и евидентирање трошкова који се јављају унутар компаније. Ове обавезе могу бити једноставне, као што је евидентирање одређених трошкова у табели.

У неким случајевима, од асистента се тражи обука за развој сложенијих задатака. На пример, ваше одговорности могу укључивати представљање рачуноводствених извештаја менаџменту.

То обично зависи од величине компаније. Велика компанија обично има више специјализираних улога; у овим рачуноводственим информацијама управља особа која је запослена у ту сврху.

Међутим, једна од основних вјештина за сваког административног асистента је домен рачуноводственог софтвера за уреде, као што је Мицрософт Екцел.

7- Технолошко управљање

Управљање технолошким ресурсима је такође дио функција административних асистената. У том смислу, његова одговорност је да гарантује да сви неопходни алати за рад компаније добро послују.

Ово укључује израду резервних копија информација које се налазе у рачунарској опреми и ажурирању антивирусног програма, између осталог.

С друге стране, укључује администрацију опреме као што су пројектори и лаптопови.

Такође укључује преглед и одржавање опреме потребне за нормалан развој активности које су под њиховом одговорношћу.

То не значи да административни асистент мора имати техничко знање. Његов рад се посебно односи на ангажовање техничког особља које редовно врши одржавање опреме како би се избегло назадовање.

Референце

1. Буцки, Ј. (2017). Обавезе радних места извршних секретара и административних асистената. Преузето са: тхебаланце.цом
2. Цареер Буилдер (2016). Радити као административни асистент - одличан избор за генерале. Добављено из: цареербуилдер.цом
3. Пффефер, Ј. (2016). Шта ради медицински административни асистент? Добављено из: расмуссен.еду
4. Студи.цом. (С.Ф.). Дужности административног асистента. Преузето са: студи.цом