Карактеристике писане комуникације, врсте, елементи, предности



Тхе писана комуникација то је било која врста интеракције која користи писани код. Иако се заснива на истом лингвистичком систему оралности, његова својства су различита. Дакле, за разлику од других, писани облик је потпуно конвенционалан. Ово мора да следи обрасце дефинисане у складу са правилима утврђеним језиком.

С друге стране, писана комуникација је најчешћи облик формалне комуникације између људских бића и обавља различите друштвене функције. Међу његовим употребама, веома се често користи за документовање различитих врста догађаја и за спровођење интерперсоналних интеракција.

Поред тога, још једна од његових најзначајнијих карактеристика је да не захтева присуство пошиљаоца и примаоца у истом простору и времену. Дакле, порука се прима у одложеном облику и интеракција писца (пошиљаоца) и читача (примаоца) је веома ограничена.

С друге стране, писана комуникација је у суштини креативна активност која захтијева свјестан напор. Овај напор долази од подражаја које производи ум.

При томе се разликује од оралне, где се прикупљају споља сензорни рецептори. Писани, с друге стране, долазе из унутрашње интелектуалне активности.

Индек

  • 1 Карактеристике
    • 1.1 Одложени пријем поруке
    • 1.2 Ограничени циклуси
    • 1.3 Мало простора за редунданцију
    • 1.4 Претходно планирање
  • 2 Типови
    • 2.1 Мемос
    • 2.2 Извештаји
    • 2.3 Брошуре
    • 2.4 Е-пошта
    • 2.5 Приједлози
    • 2.6 Леттерс
    • 2.7 Телеграмс
    • 2.8 Факс
  • 3 Елементи писане комуникације
  • 4 Предности
    • 4.1 Трајање у времену
    • 4.2 Контролни механизам
    • 4.3 Очување
    • 4.4 Већи рефлективни ниво
    • 4.5 Мања могућност изобличења и интерпретације
  • 5 Недостаци
    • 5.1 Трошкови
    • 5.2 Способност за ефикасно разумевање
    • 5.3 Повратне информације
    • 5.4 Тешкоћа у изражавању емоционалности  
    • 5.5 Одложена или неизвјесна потврда
    • 5.6 Недостатак флексибилности
  • 6 Референце

Феатурес

Одложени пријем поруке

Једна од карактеристика писане комуникације је она која се односи на временски фактор. У ситуацији комуникације лицем у лице, пријемник шаље тренутне кодиране поруке пошиљаоца.

Али, у писаној комуникацији увек постоји одлагање. Генерално, не постоји фиксни временски рок за ово кашњење.

Ограничени циклуси

Комуникациони циклус се састоји од четири основна комуникативна елемента: пошиљалац, порука заједно са комуникационим каналом, пријемник и одговор или реакција. Како се пријем поруке јавља у одгођеном, циклус писане комуникације је више ограничен.

Међутим, због нових напретка у комуникацији и информисању, многи канали омогућавају да се последњи корак циклуса (повратна информација или одговор) заврши скоро у исто време као иу комуникацији лицем у лице. Пример за то су услуге инстант порука.

Мало простора за редунданцију

Писани запис ограничава могућност вишка радника. У усменој комуникацији, гестови и паравербални елементи - као што је интонација - подржавају вербални језик.

То није случај у писаној комуникацији. Стога је ниво потражње већи, што приморава издаваоца да користи речи са већом прецизношћу.

У ствари, писана комуникација има високу друштвену вриједност. Ова процена се смањује са понављањем речи и употребом истих синтактичких образаца. Овде превладава оригиналност и чак формална иновација.

Претходно планирање

Генерално, писана комуникација није импровизовани чин. Приликом писања често се испуњава низ услова или захтева. Међу њима, ако се тражи ефикасна комуникација, неопходно је бити јасан садржај поруке у целини и њена унутрашња артикулација..

За то, издавалац мора имати схему организације текста. Како текст напредује, сви елементи поруке се спајају све док не дођу до одговарајућих идеја са значењем.  

Типови

Што се тиче типова писане комуникације, постоји више различитих области људског деловања. На овај начин, сваки пут када неки (телеграми) нестану, а други се појаве (е-маил, на пример). Затим ће бити описане само неке од њих.

Мемос

Меморандум је популарно средство интерне писане комуникације међу члановима организације. То је облик скраћеног облика писма са минималним облицима учтивости и непосредног приступа специфичном предмету поруке.

У овој врсти комуникација генерално постоје претходно успостављени формати. Главно правило које треба испунити је исправно писање и лично и хијерархијско поштовање. Начин писања треба да буде директан и без познавања било које врсте.

Извештаји

Извјештаји су друга врста писане комуникације. Могу се користити у комерцијалне, образовне, правне или научне сврхе.

У зависности од природе и сврхе извјештаја, могу постојати унапријед утврђени формати. Међутим, у општем смислу, извештај треба да има кратак увод, кључне циљеве и резултате. 

У неким случајевима, графикони и табеле су укључени како би се олакшало разумијевање резултата. На исти начин, многи извјештаји садрже листу препорука.

Брошуре

Брошуре су публикације у којима компаније представљају своје производе и услуге. Они се такође објављују како би помогли представницима продаје у њиховим посјетима клијентима.  

Компаније производе брошуре у многим облицима и величинама. Неке брошуре имају величину слова, док су друге пресавијене на пола или у три дијела.

С друге стране, карактеришу их веома шаренило и обиље слика у главним производима или услугама. Текстови су малобројни и са доста празног простора тако да се књижица може лако читати.

Емаилс

Е-поруке су тренутно врло чест облик комуникације. Користе се за слање докумената, организовање састанака, потврђивање састанака и контактирање кандидата за посао. Поред тога, они су запослени да се баве личним стварима.

Упркос њиховој релативној неформалности, е-маилови морају слиједити одређене конвенционалне норме. У такве сврхе, његов формат додељује места пошиљаоцу, примаоцу, субјекту и простору где треба да се пише порука.

Чак и ако се користе у некомерцијалне сврхе, постоје одређене конвенције које се морају поштовати како би се избегле негативне реакције. Међу њима, можемо споменути исправно писање имена и наслова, правилну употребу интерпункцијских знакова и исправну конформацију реченица и параграфа..

Предлози

Предлози су документи који описују будуће пројекте. Оне обично имају само једну или двије странице. Они укључују трошкове сваке специфичне задатке пројекта.

Остали трошкови који нису директно везани за пројекат могу бити укључени, као што су трошкови штампања, поште и поштарине, између осталог.

Леттерс

Писма су један од најстаријих облика писане комуникације. Предмет писама може бити лични или комерцијални. Прије доласка електронских образаца, ово је било веома популарно средство комуникације. Као иу електронској пошти, трезвени облици и концизне поруке коришћени су комерцијално.

Међутим, лична писма показују мање конвенционализма у њиховом писању. Љубазни третмани су били минимални. Развој теме је био погодан између пошиљаоца и примаоца поруке. Број страница је ограничен капацитетом оба. Прогресивно, оне су замијењене електронским порукама.    

Телеграмс

Телеграм је кратка и поједностављена верзија писма. Овде су формуле љубазности сведене на минимум и понекад изостављене. Текст поруке је написан изостављајући највећи број ријечи и задржавајући минимум потребан да би имао смисла.

Исто тако, облици уљудности су углавном били стандардни и скраћени облици (господин за г., Гђу, за гђу и слично). Као иу писмима, њихова употреба се смањује са унапређењем електронских медија.

Факес

То је био пионирски начин преношења порука написаних електронским путем. Иако су и његово писање и његово читање рађени на писаном папиру, његово преношење је обављено електронским путем. Његова употреба је опала због све веће употребе електронских медија.

Елементи писане комуникације

Генерално, сматра се да су три главна елемента писане комуникације структура (облик садржаја), стил (писање) и садржај (тема).

Што се тиче структуре, ово помаже читатељима да разумију тему. Зато се препоручује да будете јасни о сврси прије него што почнете писати.

У односу на стил, ово се односи на издаваоца у првом степену. Међутим, такође је важно узети у обзир могуће примаоце писаног материјала. Понекад је потребна употреба реченица или кратких параграфа, са једноставним речником. Понекад би порука требала бити мало дужа и разрађена.

Коначно, што се тиче предмета, ово може бити веома разнолико. Све области људске интеракције могу бити предмет писане комуникације. То укључује од научних предмета до личних, кроз законе и процедуре.

Предности

Трајност у времену

Писана комуникација је трајно средство информисања. Стога је корисно када је потребно водити евиденцију. На исти начин, то је веома важно у исправном делегирању одговорности иу одређивању норми и процедура. С друге стране, допушта понављање упита порука.

Контролни механизам

Захваљујући могућности трајности у времену, писана комуникација је идеална као контролни алат. Контролни листови или резултати, закони, споразуми, између осталог, су документи који се најчешће обрађују кроз овај начин комуникације.

Пресерватион

Писана комуникација има висок ниво очуваности. То му омогућава да буде сигуран и трајан. Технолошки напредак омогућио је и друге начине очувања информација. Међутим, до сада, документ написан у оригиналу остаје коначни доказ његовог постојања и оригиналности.

Већи ниво рефлексије

Људи који користе овај медиј ефикасно размишљају прије писања. Акцији писања поруке увијек претходи процес размишљања и дефинирања онога што желите изразити. Чак и писање је процес рефлексије. Због тога је овај комуникациони мод идеалан за пренос тачности и прецизности.

Мања могућност изобличења и интерпретације

У порукама које се преносе кроз писану комуникацију, постоји мања могућност изобличења. У овом комуникационом систему, информације се трајно региструју и могу се верификовати у било ком тренутку. Дакле, постоји мања могућност изобличења или измјене информација.

С друге стране, постоји мања могућност погрешног тумачења порука. У случају било какве сумње, порука се може поново прочитати онолико пута колико је потребно док се не постигне потпуно разумијевање.

Исто тако, брзина читања или поновног читања може се прилагодити нивоу разумијевања приматеља поруке. На овај начин, може се гарантовати да ће и пошиљалац и прималац обрадити исте шифре, порука ће стићи у складу са жељеним шифрама..

Недостаци

Трошкови

Писана комуникација није економска. Постоје трошкови везани за материјал (папир и мастило, између осталог) и рад који се користи за писање и достављање списа. Ови трошкови могу се повећати у зависности од физичке удаљености између пошиљаоца и примаоца.

Способност за ефикасно разумевање

Кориштење писане комуникације заслужује велике вјештине и компетенције у кориштењу језика и вокабулара. Недостатак вештина писања и лош квалитет текстова имају негативан утицај на поруку и угрожавају њихово ефикасно разумевање.

Феедбацк

Повратна информација поруке у писаној комуникацији није непосредна. У овој врсти комуникације процес кодирања и декодирања је спор.

У зависности од коришћеног кода, разумевање може потрајати дуже од жељеног кода. У сваком случају, повратна информација је погодна за приматеља поруке, а не за издаватеља.

Тешкоћа изражавања емоционалности  

Као рефлектујући медиј, теже је изразити емоционалност у писаној комуникацији. У ствари, песници и уметници који користе овај медиј за изражавање лепоте и емоција, користе технике које је тешко користити. Понекад су успјешни, али у другима не испуњавају циљ преношења умјетничке емоционалности.

Ова врста комуникације је позната као хладна, безлична и супротставља се другим облицима комуникације који могу укључивати вербалне и гестуалне особине. Због тога се чешће користи у преносу информација у којима је важна тачност чињеница.

Одложена или неизвјесна потврда

Начин писане комуникације отежава тренутну потврду пријема поруке. У неким случајевима, чак и није могуће утврдити да ли је порука стигла до жељеног примаоца.

Недостатак флексибилности

Недостатак флексибилности је још један од недостатака писане комуникације. Када је оригинална порука издата, не постоји могућност брзе корекције садржаја.

Било која промена која је потребна мора бити гарантована од стране примаоца поруке. Исто тако, свака корекција која је направљена, чак и парцијална, утиче на целу поруку.

Референце

  1. (С / ф). Вриттен Цоммуницатион Такен фром инц.цом.
  2. Сехгал, М. К. (2008). Бусинесс Цоммуницатион Нев Делхи: Екцел Боокс.
  3. Цабрера, А. и Пелаио, Н. (2001). Језик и комуникација Каракас: Национални.
  4. Боланос, Б. (1996). Писана комуникација. Сан Јосе: ЕУНЕД.
  5. Суттле, Р. (26. септембар 2017.). Врсте писане пословне комуникације. Преузето са бизфлуент.цом.
  6. Сцкоол (2017., 07. фебруар). Три главна елемента писане комуникације. Преузето са сцкоол.орг.   
  7. МСГ (с / ф). Писана комуникација - значење, предности и недостаци. Преузето из манагементстудигуиде.цом.
  8. Пословна комуникација. (с / ф). Предности и недостаци писане комуникације. Преузето са тхебусинессцоммуницатион.цом.
  9. Пословна комуникација. (с / ф). Недостаци писане комуникације у бизнису. Преузето са бизцоммуницатионцоацх.цом.