12 најважнијих доминирајућих функција у канцеларији

Тхе функције које доминирају то су административне активности које особље компаније, организације или институције реализују, а које су неопходне за рад исте. Ако се ураде ефикасно, резултати ће бити много бољи него ако се лоше раде.

Овај рад, нормално, има редовни распоред од понедељка до петка који почиње у 8 или 9 сати. и траје до 4 или 5 сати, мада се то разликује у зависности од земаља или региона.

Већина канцеларијског посла захтева основне вештине као што су: течна усмена комуникација, способност писања, архивирање и неко искуство са канцеларијском опремом као што су рачунари, фотокопирни уређаји итд..

У зависности од нивоа позиције или преузете одговорности, то захтијева да особа има техничко, универзитетско или четврто образовање.

Преовладава 10 главних функција канцеларије

1- Планирање

Ово је први и најважнији задатак јер се састоји у дефинисању начина на који организационе методе и структуре могу допринијети пословном плану.

Постоје технолошки алати који помажу да се ове методе могу материјализовати у задацима распоређеним међу члановима тима, али само добро планирање може гарантирати да све заврши додавањем пословног циља..

За опште планирање, унутар компаније је потребна јасна пословна визија и одређени хијерархијски ниво, али сваки члан тима мора да планира свој рад тако да може да испуни постављене циљеве и рокове..

2. Преписивање и / или писање извјештаја

Задатак који свакодневно заузима време ко ради у канцеларији је писање, у било којој подршци, извештаја који подржавају или детаљно описују њихове функције или који служе да објасне међу осталим колегама детаље (позадина, напредак, резултати, про и итд.) одређеног пројекта.

Ови списи служе и као евиденција активности организације којој та канцеларија припада, за будуће ревизије или ревизије.

3. Присуствујте састанцима

То су састанци чланова радног тима у којима се размјењују идеје о тренутним пројектима, излажу нови приједлози, дијеле презентације, извјештаји или извјештаји.

Обично они имају за циљ да ускладе све присутне у правцу постизања заједничког циља, додјељујући улоге, задатке и рокове сваком од њих. Они такође служе за решавање проблема који су се појавили у извршавању задатака.

Они имају тенденцију да имају фреквенцију, трајање и врло дефинисану динамику. Исто тако, оно о чему се расправља у њима обично се снима у минутама или минутама за архивирање.

4- Распоред састанака

Ради се о координацији дневног реда свих људи који би требали бити на састанку тако да се могу подударати у одређеном мјесту и времену.

То је задатак који може бити запањујући, тако да ослањање на технологију може бити добра идеја. Постоје апликације, као што је СцхедулеОнце, које омогућавају аутоматско заказивање састанака, омогућавајући гостима да виде доступне датуме и изаберу распоред који им одговара..

5. Проверите корпоративну е-пошту

То је задатак који може потрајати неко вријеме. Извештај компаније Адобе објављен 2016. године, који је настао као резултат анкете која је спровела више од хиљаду радника, открива да у просеку трошимо 20,5 сати сваке недеље, проверавајући нашу радну е-пошту.

Сортирање, читање и одговарање на поруке е-поште је врло чест облик комуникације и омогућава размјену датотека и појављивања везаних за било који пројект или организацијски процес.

Иако компаније стално траже ефикасније облике управљања е-поштом, постоје и апликације као што су Гмаилове паметне ознаке..

Други начин за поједностављење овог задатка је да се укључе стандардни шаблони е-поште или текстови који се могу послати са минималним модификацијама различитим приматељима и различитим могућностима..

6- Управљање финансијама

У овом задатку мора се гарантовати да новац испуњава свој животни циклус у куповини и продаји производа и услуга; да се сви рачуни шаљу, евидентирају, плаћају и шаљу. Наравно, постоје канцеларије у којима су они само посвећени овоме.

Ова активност такође укључује ажурирање финансијских рачуна и правних докумената на такав начин да не постоје проблеми са правним оквиром који се односи на дотичну организацију.

7- Логистика

Ова функција гарантује да се сва роба повезана са радом компаније транспортује до и из складишта и купаца. Такође укључује успостављање везе са добављачима за добијање сировина за производњу нових производа.

Циљ ове функције је да осигура да компанија има све што је потребно да задржи производњу добара или услуга које продаје.

8. Позовите пажњу

У канцеларији је такође потребно да се јави на телефон, јер је то средство комуникације са купцима, добављачима и између сарадника. 

Иако се то чини једноставним задатком, за њега је потребан одређени протокол, јер то може бити глас који се неко изван компаније повезује са његовом сликом. Стога је важно поштовати правила љубазности, одржавати институционални тон, ублажити глас и употријебити вокабулар који се користи.

Друга важна чињеница, која се понекад занемарује приликом извршавања ове функције, је да се запише што је могуће више података о особи на другој страни телефона; То ће нахранити базу података о контактима компаније и омогућити вам да исправно пратите питања о којима сте разговарали током телефонског разговора.

9 - Организација архива

Већина задатака који се извршавају у канцеларији генеришу неки документ: фактуре, белешке, минуте, минуте, извештаје о продаји итд..

У дигиталном или папирном облику, то је количина информација која захтева да неко буде одговоран за каталогизацију, архивирање и чување података у складу са његовим нивоом важности за пословање..

Управо ова последња тачка, а то је заштита информација, је питање које је постало главобоља за многе организације, тако да се појављују све више и више алата, протокола и процедура које обезбеђују сигурност у архивирању и преносу информација. осетљивих података у организацији.

У неким случајевима се користе екстерни чврсти дискови, док у другим постоје специјални сервери за ове случајеве или платформе за складиштење у "облаку" као што су Мицрософт ОнеДриве, Гоогле Дриве или Аппле иЦлоуд.

10 - Дистрибуција поште компаније

Задатак који, упркос томе што не захтева веома високу академску обуку, захтева добру организацију, одговорност и осећај хитности, је дистрибуција кореспонденције унутар канцеларије.

Скица неког дизајна, кредитна картица коју банка шаље, фактуре добављача или писмо одговора владиног ентитета, неки су од докумената које сваки запослени може чекати и на којима могу зависити многи други процеси. компаније.

11- Служба за кориснике

Ова функција је да физички помогне клијентима са питањима или притужбама на производе или услуге које нуди компанија.

12- Штампање и копирање докумената

Састоји се од штампања докумената који морају бити физички сачувани или прављења копија оних који се морају чувати у дупликату или доставити радницима компаније.

Референце

1. Аудра Бианца (с / ф). Савјети за организацију и планирање уреда. Преузето са: смаллбусинесс.цхрон.цом.
2. Биз Тренд (2015). 7 канцеларијских послова које можете и треба аутоматизовати. Преузето са: ввв.сба.гов.
3. Девеи Цаитлин (2016). Колико сте сати у вашем животу радили на послу? Пробајте наш депресивни калкулатор. Добављено из: васхингтонпост.цом.
4. Лаурие Реевес. Листа радних места у канцеларији. Преузето са: ворк.цхрон.цом.
5. Шта ради помоћник у канцеларији. Преузето са леарн.орг.
6. Шта људи раде на пословима у уреду. Преузето са: реддит.цом.