Канцеларија у пословном свету функционише, опрема и материјал



Тхе канцеларије у пословном свету представља део компаније у којој се обрађују примљени и издати подаци, како би се доставили подаци које организација тражи за нормалан развој својих активности или активности.

Његова важност је дата зато што свака компанија која производи робу или услуге, без обзира на грану у којој се специјализује, треба скуп људи који управља операцијом и управља другим административним функцијама. Већина ових људи ради у канцеларијама.

Број особља у једној канцеларији може варирати, али свим организацијама, без обзира на врсту и величину, потребни су канцеларијски службеници да се брину о свакодневним задацима. Канцеларијски радници се баве различитим аспектима компаније.

Ови аспекти укључују рачуноводство, обраду текста и података, телекомуникације и друге активности. Они су потребни у свим секторима привреде, од производње до транспорта. 

Технологија чини основни допринос у канцеларији: омогућава да се већи дио посла обави у краћем периоду.

Индек

  • 1 Функције
  • 2 Опрема и материјал
    • 2.1 Комерцијални телефонски систем и стони телефони
    • 2.2 Рачунари
    • 2.3 Рачунарска мрежа и интернетска веза
    • 2.4 Мултифункционални штампачи
    • 2.5 Резачи папира
    • 2.6 Фотокопирни уређаји
    • 2.7 Видео пројектори и екрани
    • 2.8 Опрема за трговце
    • 2.9 Намештај
    • 2.10 Канцеларијски материјал и потрошни материјал
  • 3 Примери послова у канцеларији
    • 3.1 Писци / уредници на веб страницама и новинама 
    • 3.2 Рецепционари
    • 3.3 Рачуновође
    • 3.4 Менаџери
    • 3.5 Позовите центре за позив
  • 4 Референце

Функције

- Значајне услуге које канцеларија пружа укључују и административне и друге услуге другим одељењима организације, које не могу функционисати без канцеларије.

- Канцеларија је једнако важна у организацији као и мозак у људском телу. Дакле, канцеларија је мозак компаније. Она прикупља информације из различитих унутрашњих и спољних извора, региструје их, организује и анализира како би била доступна менаџменту. Све врсте информација, и прошлих и садашњих, доступне су у канцеларији.

- Канцеларија такође делује као посредник. Повежите спољни свет са различитим одељењима и обрнуто. Сви продајни налози се примају преко канцеларије. Повежите организацију са клијентима, добављачима, владом и јавношћу. Односи с јавношћу су веома важни у модерним уредима.

- То је срце свих пословних активности; То је као административни нервни центар. Из канцеларије се шаљу информације о куповини, продаји, финансијама и комуникацијама.

- То је контролни центар; то је начин да политика компаније предузме акцију. Када посао расте, сваки лидер је овлашћен да доноси сопствене одлуке и акције. Тако ће свако одељење имати своју властиту канцеларију, како би олакшало руководству да дефинише своје планове и политике.

Неке кључне активности које се спроводе у уредима су:

  • Састанци.
  • Позови пажњу.
  • Слажем се са стратегијом компаније.
  • Договорите циљеве.
  • Организација физичких и компјутерских датотека.
  • Цустомер сервице.
  • Штампање и копирање докумената.

Опрема и материјал

Канцеларијска опрема је еволуирала како би омогућила већу аутоматизацију. Аутоматизација у канцеларији подразумева коришћење машина за обављање понављајућих и заморних задатака које су људи некада радили. Тимови такође помажу радницима да брже и ефикасније обављају свој посао.

Међу опремом коју можемо наћи у канцеларији су:

Комерцијални телефонски систем и стони телефони

Они су главна средства која се користе за директну комуникацију са купцима и добављачима.

Рачунари

Обрадити информацију, која је тренутно душа било које канцеларије. Они су такође битни за комуникацију, захваљујући е-пошти.

Рачунарска мрежа и интернет веза

Ако су информације душа компаније, онда су рачунарске мреже артерије које каналишу ову информацију кроз све области пословања. Етхернет каблирање, рутери и модем су потребни за повезивање локалне мреже на Интернет.

Мултифункцијски штампачи

Када је информација дигитална, желимо да је одштампамо, а ако је штампана, желимо да је скенирамо. С друге стране, желимо да је примимо или да је пошаљемо факсом. Ови тимови раде све.

Уништавачи папира

Када генеришете штампани папир, много пута га морате уништити. Канцеларија је одговорна за информације које има.

Пхотоцопиерс

Основе за израду копија докумената.

Видео пројектори и екрани

Користи се за презентације у сали за састанке.

Опрема за трговце

Машине за продају и касе.

Фурнитуре

Унутар намјештаја у уреду можемо пронаћи сљедеће:

  • Столице
  • Дескс
  • Цубицлес
  • Филе цабинетс
  • Теписи
  • Столови за састанке

Канцеларијски материјал и потрошни материјал

Неки од материјала и материјала потребних за рад канцеларије су:

- Листови белог папира: Користе се за штампање и фотокопирање, за писање малих белешки и за презентације на флипцхартовима.

- Ролл папир: термални папир за факс, етикетирна трака, папир за продајна места.

- Претходно отиснути обрасци: фактуре, пореске пријаве, потврде о плаћању, столни календари.

- Налепнице и папир за лепљење: етикете за фасцикле, налепнице са ценама и пост-ит ноте.

- Потрошни материјал за штампање: кертриџи и кертриџи са тонером.

- Преносни медиј за похрану: УСБ стикови и меморијске картице.

- Механички причвршћивачи: копче за папир и лептир, спајалице.

- Хемијски причвршћивачи: прозирна љепљива трака, љепило.

- Производи за чишћење: крпе, канте, канте за рециклажу, метле, сапун, освеживачи ваздуха, дезинфекциона средства, папирни убруси и тоалетни папир.

- Мале машине: папирни штипаљке, кламерице, грапери, гумене бртве, машине за нумерисање и оштрице за оловке.

- Физичко складиштење: фасцикле, коверте, кутије, полице и организатори стола.

- Писани материјали и лектори: оловке, оловке, маркери, коректурна трака, коректурна течност и гумице.

Примери послова у канцеларији

Писци / уредници на веб страницама и новинама 

Писци и уредници, било да припадају радном тиму или раде од куће, раде у канцеларији. Писци креирају садржај за штампане публикације, веб странице и блогове. Уредници исправљају садржај који је написан.

Рецептионистс

Рецепционар ради у канцеларији и прима клијенте и добављаче, пише е-поруке, одговара на телефонске позиве, узима поруке, шаље е-пошту, комуницира телефонске позиве одређеним запосленима и подноси пријаве.

Представник службе за кориснике треба да буде добро информисан о послу за који ради, као ио својим производима и услугама, како би помогао корисницима. Морате да одговарате на позиве и е-поруке, да примате поруџбине и издајете повраћај новца.

Аццоунтантс

Рачуновође или рачуновође раде у уредском окружењу. Њихове дужности укључују припрему пореза, плаћање рачуна, примање уплата, између осталог.

Менаџери

Менаџери канцеларија управљају радом канцеларије. Њихове дужности могу варирати од запошљавања, отпуштања или распоређивања рада особља, делегирања функција, обуке нових запосленика, креирања и примјене уредских политика, надгледања радног тима, рјешавања ситуација и одржавања компјутерских система.

Позовите центре за негу

Људи који раде у позивном центру захтијевају одговарање на телефонске позиве од стране корисника компаније за коју раде. Морате им дати одговоре на ваша питања, примити жалбе и обрадити налоге.

Референце

  1. Роб Ваугх (2017). Шта је следеће за канцеларијску технологију? Тхе Телеграпх. Смалл Бусинесс Цоннецт. Преузето из: телеграпх.цо.ук.
  2. Државни универзитет (2018). Пословање у компјутере и канцеларију - ДАНАС УРЕД, ПОСЛОВНА СИЛА, ТРЕНДОВИ У ПОСЛОВАЊУ, СВЕТ ФИНАНСИЈА. Преузето из: цареерс.статеуниверсити.цом.
  3. Луци Келлаваи (2013). Како је рачунар заувек променио канцеларију. ББЦ Невс Преузето из ббц.цом.
  4. Википедиа, слободна енциклопедија (2018). Оффице манагемент Такен фром: ен.википедиа.орг.
  5. Иајаира Гутиеррез (2012). Основни појмови канцеларије. Преузето из: педагедуцомерциал.блогспот.цом.
  6. Јамес Буцки (2018). Основна канцеларијска опрема за покретање бизниса. Тхе Баланце Оператионс & Тецхнологи. Преузето са: тхебаланце.цом.