Како је Организациони план хотела? (и његове функције)

Тхе организациона шема хотела представља послове које хотел треба да спроведе своје радне процесе, мисију, визију и вредности.

Сваком хотелу, било малом, средњем или великом, потребан је организациона структура за обављање својих свакодневних операција. Користи се за поделу задатака, одређивање посла за свако одељење и делегирање овлашћења унутар и између одељења.

Горе наведена организациона шема карактеристична је за хотел са 5 звездица, иако хотел са 4 звездице може имати исти број станова или више. Број звезда може да се спусти или уздигне независно од броја одељења.

На примјер, хотел "НИ Кинг" могао би задржати све апартмане и попети се са 4 на 5 звјездица. Или обрнуто; спустите се од 5 до 4 звездице и задржите сва одељења.

Број апартмана варира у зависности од услуга које нуди хотел. Можда луксузни хотел - 5 звјездица - имају туристичке услуге за клијенте, теретану, базен, тениске терене, СПА, диско ... Други хотел мање величине неће имати ове додатне услуге и стога неће требати толико запослених, смањујући број одељења.

Најчешће позиције у хотелу су: директор, директор маркетинга, директор рачуноводства, директор особља, инжењерски директор, директор набавке, директор собе и менаџер ресторана.

Из ових позиција стварају се други који су инфериорни, али не мање важни за испуњење главне функције хотела; домаћини гости дају највиши могући квалитет, у зависности од броја звезда у сваком хотелу.

Ко је одговоран за организацију хотела??

Нормално, менаџер организационе шеме у компанији је директор људских ресурса.

Поред организационе шеме, мораћете имати добро дефинисана радна места у "опису посла" тако да су функције сваког запосленог добро дефинисане. Ово ће бити од суштинског значаја за запошљавање нових радника и за сваког запосленог да зна шта треба да ради.

С друге стране, постоје хотели који имају оутсоурцинг функције људских ресурса, посебно мањих хотела који нису дио хотелских ланаца.

Заједнички послови у хотелу и његове функције

1 - Генерални директор / Хотел Манагер 

То је највећа одговорност:

• Она је одговорна за администрацију, контролу и развој хотела, потврђујући да сва остала одељења функционишу на најбољи могући начин.
• Дефинише политике компаније и циљеве који се морају испунити.
• Проверите да ли свако одељење испуњава постављене циљеве, пружајући одличан квалитет услуге.
• Управља управљањем људским ресурсима, маркетингом, сигурношћу, квалитетом и координацијом свих аспеката неопходних за правилно функционисање хотела.

2. Менаџер продаје

Поред допуњавања других главних одељења, његова главна функција је да се бави продајом и оглашавањем:

• Пронађите клијенте.
• Поклоните компанији.
• Понудите услуге.
• Блиски послови са купцима.
• Развијати стратегије оглашавања.
• Промовишите хотелске услуге.
• Потражите потенцијалне клијенте.
• Извештавање о резултатима продаје одељењу рачуноводства и финансија.

Салес Ассистант

Основни циљ ове позиције је да подржи рад вашег надређеног, шефа и / или менаџера продаје, да контролише, класификује и наручи извршену продају, поред прикупљања фактура за спровођење прописаног поступка у административном налогу.

Одељење за просторије је задужено за хватање захтјева за резервацијом и сервис за кориснике у ту сврху, као и за контролу чекова и плаћања истих..

Такође треба да надгледате да ли су собе чисте, радећи у блиској сарадњи са рецепционарима и домаћинима.

Они имају задатак да утврде расположивост соба и узимање и потврђивање резервација.

Надзорник или управник резервација је задужен за усмјеравање добрих резултата одјела, а агенти резервација обављају функције посјете резервацијама путем свих различитих средстава која стижу (средства комуникације, групне резервације, он-лине, туре, оператери, итд.), управљати новцем из одговарајућих депозита и гарантовати извршене резервације.

Салес Екецутиве

То је један од најзначајнијих послова јер је задужен за портфељ продаваца којима морају показати шта треба да раде.

Он је одговоран за оно што сваки од његових запослених ради, он мора знати кретање свих рачуна и ако има било каквих проблема са њима, он мора преузети одговорност за то.

Морате да доставите детаљан индекс извода рачуна, преузмите иницијативу да добијете важне рачуне за своју компанију.

Успех или неуспех компаније зависи од њих, то је веома сложена позиција која захтева екстремни ниво посвећености и одговорности.

3- Менаџер услуга

Одговоран је за надгледање одељења за услуге:

• Контролни трошкови.
• Набави лојалне клијентеле.
• Промовисати добре односе између запослених.
• Решите сумње и бриге о услугама свих клијената.
• Испунити циљеве продаје.
• Поставите примјер примјеном етичких стандарда.
• Обезбедите да се нуди висок ниво квалитета и да је посао профитабилан.

Администрација и финансије

То је важна позиција зато што имате контролу над административним питањима, морате се сложити са генералним директором о томе како ће се ствари дистрибуирати и информисати вас о различитим фазама и догађајима везаним за њих.

Морате управљати финансијским средствима, буџетима, трошковима, трошковима и инвестицијама у сарадњи са дирекцијама и јединицама компаније.

Надгледа управљање финансијским ресурсима, координира фондове које регулише влада, надзире процесе везане за администрацију особља.

Регистрована и одржава набавку и набавку материјалних ресурса, имовинских и општих услуга корпорације.

Пословне стратегије

Као што и само име каже, она је одговорна за креирање стратегија и планова за придруживање новим тржиштима и јачање снага компаније, као и за побољшање искуства и знања сваког члана удружења или организације..

Његова главна функција је фокусирана на директну одговорност за продајне активности компаније, маркетинг менаџмент, промоцију и дистрибуцију, планирање продаје, организовање различитих дистрибуција.

Додјељивање циљева у погледу продаје према производима и областима, израда стратешких планова за побољшање успјеха компаније, проучавање корисника и локација које би могле бити прикладније за промовисање.

Подстиче окружење тимског рада, промовишући дух продаје од стране одговорног особља.

Анализирајте могуће узроке проблема и притужби клијената.

Дизајнирати политике за одређивање цена и услова продаје.

Направите планове за повећање обуке људи у вашем одјелу.

Одговоран је за пријем, филтрирање и дистрибуцију различитих процедура и побољшања у погледу квалитета услуге.

Контролор и рачуноводство

Одјел одговоран за анализу и контролу финансијских и рачуноводствених операција.

Такође се бави припремом годишњих буџета, прогнозама прихода, финансијским извештајима, израдом извештаја о финансијској ситуацији, ревизијама уреда контролора итд..

Схоппинг

То је веома важна позиција за правилан развој посла у компанији зато што су они задужени за ланац снабдевања и купују сву неопходну робу тако да објекат функционише ефикасно..

То може бити куповина за употребу компаније као и за препродају и / или сировину за производњу сопствених производа.

Ова позиција укључује и куповину услуга везаних за транспорт или маркетинг.

Они су задужени за коришћење информационих и компјутерских система за управљање организацијом.

Они планирају и усмеравају све активности везане за информатику и технологију у компанији за коју раде.

Одредите пословне циљеве за израду планова за постизање претходно постављених циљева.

4. Помоћник менаџера

Задужен је за извршавање свих задатака руководиоца када је он одсутан.

Уопштено, он не доноси важне одлуке без претходног консултовања са менаџером, већ ако има одлуку о рутинским и заједничким питањима која могу настати у нормалном развоју хотела..

Морају бити обучени са свим информацијама и знањем потребним за заузимање тако важне позиције, познавања свих функција, особља, њихових задатака, замјена итд..

Осим тога, познавање правних норми је нешто што се не може избјећи да би се избјегли проблеми са законом.

Морате брзо решити и имати план Б за све у случају да ствари не иду према очекивањима.

Менаџер кварталне поделе

Ваш задатак је да планирате, надгледате и контролишете да се свака од оперативних политика које се односе на вашу област обављају:

• Планирајте и надгледајте рад група и конвенција.
• Анализирајте мјесечне статистике.
• Успоставити стандарде и норме за пружање услуга у вашем подручју.
• Примајте жалбе које се односе на вашу област.
• Координира са руководиоцем одржавања правилно обављање њиховог посла.

Шеф рецепције

Организује и контролише задатке пријемног одељења:

• Припремите распоред особља под вашим надзором.
• Управљање жалбама.
• Комуницирајте са другим одељењима ако је потребно.
• Они воде рачуна о служби за кориснике и решавају сва питања или недоумице.
• Он је директор задужен за контакт са клијентом.

Хоусекеепер

Ово одељење има највећи број запослених који су задужени за цео хотел и углавном је одговорно за чишћење целокупног објекта: заједничке просторије хотела и ходника, канцеларија, соба и сл..

Ова позиција је изузетно важна зато што је чистоћа писмо увођења хотела, што у великој мери зависи од успеха или неуспеха.

Уколико се обучава, запослени треба да буду пријатељски расположени и да пренесу топлину гостима.

Менаџер хране и пића

Он је одговоран за надзор припреме и декорације сваког јела и пића припремљених у кухињи у хотелу по рецептурама и стандардима које је хотел претходно утврдио..

Осигурати правилан развој функција других запосленика, добро руковање материјалима, избјећи материјални отпад, припремити јеловник, пратити подручје десерта, ликера, опћег инвентара итд..

Мора направити неопходне аквизиције и контролисати винарије.

Контролишите све одговорно особље.

Капетан пажње јавности

Одговоран је управнику за исправан рад услуга које нуди ресторан или кафетерија.

• Примите клијента.
• Прати га до стола.
• Набавите приједлоге.
• Отпустите ресторан.
• Проверите да ли сви раде свој посао.
• Проверите опрему.
• Ако је потребно, помагајте конобарима.

Одговоран је за контролу особља, креирање менија, праћење рационалне употребе сировина и других добара, контролу производње и квалитета посуђа, одређивање распореда рада других радника под њиховом заштитом..

Менаџер општих услуга

Одговоран је за израду годишњег програма за одржавање и превенцију машина и опреме.

Предузети све неопходне мере за одржавање и побољшање архитектонских услова имовине.

Управљање основним услугама, подршка областима које га интегришу, очување сигурности имовине и станара, управљање комисијом за безбедност и хигијену.

Маинтенанце Манагер

• Мора ријешити све проблеме који се јављају у рекордном времену тако да се производња не прекида.
• Морате организовати и координирати радне налоге за одржавање за сво особље које вам је на располагању.
• Координира испоруку и пријем потребних материјала за обављање послова одржавања.
• Проверите ред и квалитет обављеног посла.
• Овлашћује се уклањање материјала који се чува у складишту.
• Ако је потребно, обезбедите обуку о опреми, материјалима и алатима присутним у објектима.

Шеф безбедности

Одговоран је за превенцију професионалних ризика.

• Анализирајте могуће ситуације ризика.
• Разрађени сигурносни планови.
• Прегледајте тим.
• Надгледа системе.
• Обезбеђује сигурност купаца и запослених.
• Припремите извјештаје о свему што је учињено и шта се догодило.
• Паркинг цонтрол.

Шеф вртларства

Задужен је за све што се односи на врт и његово одржавање.

Административни управник

Његова функција је да планира и усмерава административно управљање компанијом.

• Управљање односима са добављачима.
• Дисциплинска контрола особља.
• Креирајте производне стратегије, итд..

Шеф људских ресурса

Он је одговоран за све што је везано за контролу људских ресурса и ради у директном контакту са Управом и другим руководиоцима.

• Мора одржавати повољну радну средину.
• Организовати ХР подсистеме.
• Посредни сукоби између запослених.
• Осигурати добробит односа између запослених и предузећа.

Варехоусе манагер

Контролише улазе и излазе свих материјала, опреме, производа, алата и уопште све имовине у власништву компаније.

Такође врши ревизије и инвентар за исправну и ефективну контролу.

Помоћник за рачуноводство

Њихови задаци су везани за рачуноводствене задатке, а међу многим његовим функцијама можемо наћи:

• Управљање залихама.
• Плаћање услуга.
• Пореске пријаве.

Административни асистент

Његове главне функције су:

• Обраду кореспонденције, примање докумената, одговарање на позиве, посете, архивирање докумената, процесне датотеке, ажурирање дневног реда итд..

Друга шема је: