Функције и процеси административног управљања

Тхе административно управљање то је скуп облика, акција и механизама који омогућавају да се користе људски, материјални и финансијски ресурси компаније, како би се постигао предложени циљ. Заснива се на четири основна принципа; налог је први, јер сваки радник мора да заузме положај за који је квалификован.

Недостатак реда доводи до мање ефикасног рада и злоупотребе ресурса. Други принцип је дисциплина; У оквиру административног менаџмента дисциплина је важан аспект, будући да се правила и правила морају поштовати и поштовати од свих.

Трећи принцип је командна јединица. Запослени мора знати коме пријави свој рад и од кога ће примати наредбе, како би се избјегле погрешне поруке које нарушавају квалитет рада. Коначно, охрабривање и вредновање иницијативе код особља је кључно за мотивацију; то ће позитивно утицати на радну средину и постизање циљева.

Административно управљање је од суштинског значаја за организацију, јер чини основу на којој ће се извршавати задаци групе, формирајући и мрежу оријентисану према пословним циљевима..

Индек

• 1 Функције
  • 1.1 Реализација процеса управљања
  • 1.2 Запошљавање особља
  • 1.3 Заштита имовине
  • 1.4 Односи с јавношћу
  • 1.5 Успоставите секвенце рада
  • 1.6. Куповина основних средстава
  • 1.7 Дизајн и контрола образаца
  • 1.8 Куповина канцеларијског материјала и канцеларијског материјала
• 2 Административни процеси управљања
  • 2.1 Планирање
  • 2.2 Организација
  • 2.3 Упутство или извршење
  • 2.4 Контрола
• 3 Референце

Функције

Реализација процеса управљања

Процеси управљања морају бити правилно спроведени тако да се спроводи ефективан рад у свакој од административних функција.

То треба да укључује планирање, организацију, управљање и контролу, све на основу испуњења циљева.

Запошљавање особља

Односи се на избор, обуку, смештај и награђивање особља. Постизање циљева организације зависи од могућности да се рачуна на одговарајуће особље, због чега се мора одржавати интерес да се задовоље потребе запослених и истовремено буде лојалан организацији..

Заштита имовине

Имовина организације мора бити заштићена од злоупотребе, губитка или штете узроковане крађом, ватром или било којим другим средством.

Због тога је неопходно водити адекватну евиденцију за сваку врсту имовине, држећи особље одговорно за његову правилну употребу и чување.

Односи с јавношћу

Једна од важних функција административног управљања је успостављање и одржавање различитих линија комуникације између организације и њене сродне јавности (купаца, дионичара, запосленика, добављача, потрошача)..

Успоставите секвенце рада

За стабилне перформансе и без прекида административног рада, морају се развити системи и процедуре дефинисаних рутина. Ово је мотивисано међузависношћу и међусобном повезаношћу специфичних задатака сваког одељења.

Куповина основних средстава

У сваком одељењу постоји потреба за адекватним основним средствима која ће имати ефикасан и економичан учинак посла који се тамо обавља. Према томе, приликом одабира и куповине сваке врсте основних средстава која се траже, мора се поштовати стандардна процедура.

Важан аспект је да се изврши откривање и процена стварне потребе средства, чиме се избегавају непотребни трошкови који утичу на финансије компаније.

Дизајн и контрола образаца

С обзиром да административни рад има посебне карактеристике, кориштени обрасци морају бити дизајнирани како би се на одговарајући начин обезбиједиле тражене информације.

Дужност је администрације да дизајнира ове форме и покуша да стандардизује њихову употребу, како би се смањили трошкови.

Купите канцеларијски материјал и канцеларијски материјал

Ови чланци морају да покривају потребе корисника, јер ће утицати на систематско и брзо извршавање посла који се обавља.

Стога је важно осигурати стандардизацију, селекцију и куповину ових инпута, као и њихову дистрибуцију другим одјелима, када је то потребно

Административни процеси управљања

Планирање

Планирање је камен темељац овог процеса, јер ће то довести до накнадних акција које ће услиједити. Да би се спровео ефикасан процес потребно је размотрити следеће:

- Имају јасне циљеве.

- Проучите окружење у којем ће се радити.

- Идентификујте и доделите задатке који ће помоћи у постизању циљева.

- Направите свеобухватан план достигнућа, наглашавајући креативне елементе који помажу да се дјелотворно обавља посао.

- Одредите политике, методе и процедуре потребне за обављање посла.

- Направите системе упозорења који омогућавају предвиђање акција у сусрет будућим проблемима.

- Непрекидно ажурирајте планове, узимајући у обзир резултате извршених контрола над њима.

Организација

Да би се постигао успех, сви људски, финансијски и материјални ресурси који се односе на рад који ће се обављати морају бити координирани.

То подразумијева успостављање скупа правила и задатака који морају бити строго праћени од стране укључених људи. Неке од ових активности су:

- Подијелите посао с обзиром на јединице рада.

- Групирајте задатке по пословима.

- Структурирати оперативне јединице са критеријумима управљивости и афинитета рада.

- Одаберите особље које посједује вјештине потребне за одређени посао.

- Успоставити прилагођавања у извршеним активностима, на основу онога што су резултати контроле исте емисије.

Упутство или извршење

Да би се поштовале планиране и организоване стратегије неопходно је предузети акције које их иницирају и дати им континуитет.

Међу тим мјерама је и усмјеравање активности и промицање развоја запосленика у радном и особном, тако да се ова мотивација претвара у ефикасно постизање циља. Ове стратегије могу бити:

- Водите и охрабрујте групу да достигне циљ.

- Успоставити директну, отворену и транспарентну комуникацију са сваким од оних који су укључени, директно или индиректно, на послу.

- Развијте потенцијал сваког члана.

- Створите подстицаје за запослене који се истичу у одређеним унапред утврђеним критеријумима, као што су креативност, брзина завршетка, између осталог.

- Успоставити механизме за сталну евалуацију процеса извршења, како би се, ако је потребно, исправиле радње.

Контрола

Важно је спровести стратегије како би се потврдило да оно што се планира, организује и извршава задовољавајуће и ефикасно напредује ка постизању циља.

Ово ће омогућити доношење одлука о замјени активности или преоријентацији процеса, што ће омогућити да се она оптимизира. То могу бити неке од акција које треба слиједити:

- Успоставити поређења резултата са општим плановима компаније.

- Оцените производ рада, на основу стандарда перформанси истог.

- Објавите средства која ће се користити у мјерењима.

- Пренијети приједлоге одговорном особљу, како би се исправиле потребне радње.

Референце

1. Монеи Маттерс (2018). Функције административног управљања модерне канцеларије. Аццоунт Леарнинг Преузето са: аццоунтлеарнинг.цом.
2. Мој МБА водич (2018). Административне или управљачке функције канцеларије. Преузето из: мимбагуиде.цом.
3. Манагерс-Нет (2018). Административно управљање Преузето из: манагерс-нет.цом.
4. АБЦМ (2018). Научите важност административног управљања за пословање. Преузето из: миабцм.цом.
5. Ван Влиет (2011). Пет функција управљања (Фаиол). Тоолсхеро. Преузето са: тоолсхеро.цом.