7 функција најистакнутијег секретара

Међу главним функције секретара Они укључују управљање дневним редом, служење јавности и управљање повјерљивим информацијама. То је особа која је одговорна за обављање послова административне помоћи у канцеларији.

Овакав положај може обављати мушкарац или жена, иако је најчешћа то што жена то ради.

Они су обично задужени за поверљива питања људи са одређеном хијерархијом унутар компаније, као што су директори, менаџери, председници, између осталих. То их може претворити у десницу извршне власти за коју они раде.

Ако је компанија мала, највеће радно оптерећење секретара се односи на основне канцеларијске послове.

Неке земље света посвећују посебан дан у години да захваљују и прослављају свој рад. На пример, у Колумбији, Перуу и Мексику дан секретара је 26. април, док је у Венецуели 30. септембар.

Седам главних функција секретарице

Посао секретара је да пружи подршку и сарадњу свом шефу, тако да она може у потпуности да испуни своју улогу у организацији, без одлагања или ометања.

Иако природа компаније утиче на врсту посла који се тражи од секретара, може се рећи да су његове главне функције:

1- Управљање агендом

Секретар је дужан да ажурира дневни ред особе за коју ради. Ту треба да одражавате сав свој рад и, понекад, личне обавезе.

Такође морате водити евиденцију о подацима свих људи и институција са којима се ваш послодавац мора односити.

Дневни ред секретарице обично служи као оперативни дневник извршне власти за коју она ради.

2 - Пажња јавности

Пажња јавности је један од најосновнијих задатака које секретар мора обавити. Морате одговорити на позиве и забиљежити разлоге за њих, као и све податке који ће омогућити вашем послодавцу да прати ово питање.

То је и особа која прима посјетиоце у уреду. Зато је важно да секретар задржи слику која је у складу са корпоративним имиџом радног места.

Ваша улога није само да поздравите и учините да чекање буде пријатно за посетиоце, већ и да дате прве инструкције и смернице о организационој култури и унутрашњим процесима компаније.

3- Управљање документима

Поред тога што је особа која прима и управља преписком вашег шефа, секретар пише, чита, одговара и шаље већину писама, обавјештења, дописа и е-порука од вашег послодавца..

У том циљу, згодно је да управљате одређеним апликацијама софтвер што вам омогућава да брже и брже припремите такве документе.

Специфичност ових компетенција ће зависити од врсте посла који се тражи у области у којој раде..

Секретар води контактну базу свог шефа и подноси писану кореспонденцију, као и записнике скупштине и друге документе од интереса у канцеларији..

Секретар је обицно узео у обзир питања која се разматрају на вазним састанцима.

4- Руковање осјетљивим информацијама (интерним и екстерним)

Међу функцијама које разликују добру секретарицу исправно и ефикасно поступају са свим информацијама које су изузетно важне за пословање компаније или институције у којој радите.

На пример, требало би да имате контролу над правним документима који могу бити потребни владиним инстанцама у било ком тренутку.

Такође можете приступити информацијама о окружењу или било којем од актера везаних за компанију. Овим информацијама се мора управљати на дискретан, ефикасан и правовремен начин.

5- Организација канцеларије

Секретар мора да води и одржава опрему и намештај канцеларије: телефоне, фотокопирне уређаје, штампаче, пројекторе, намештај, ормаре за архивирање, између осталог..

Управљао је пописом залиха и канцеларијске опреме. Такође одржава редовне физичке и електронске системе датотека, тако да су информације одмах доступне када је то потребно..

Секретар мора имати чист и организован радни простор, јер је то обично једна од првих ствари које људи изван компаније виде када улазе у своје објекте..

6- Припрема презентација

Нормално, извршна власт мора представити своје извјештаје у облику презентација које сумирају и хијерархизују информације. За овај задатак обично тражи помоћ од своје секретарице.

Особа која се налази у секретаријату треба да осигура да информације које се тамо приказују исправно одражавају податке које његов шеф жели подијелити.

Такође треба да будете свесни да се ради о презентацији без грешака у писању и која је у складу са графичким идентитетом компаније.

7- Административни надзор

Такође је дужност секретара да буде свесна поштовања правила и процедура неопходних за бригу о имовини компаније или установе у којој ради..

Према хијерархијском нивоу вашег шефа, секретар може потврдити тачност података који одражавају детаље о буџетским операцијама.

Секретар се мора бавити контролом управљања и правилним управљањем ресурсима унутар канцеларије.

Виртуална секретарица

Са порастом онлине послова, појављује се број секретара онлине или виртуални асистенти.

Ови секретари обављају већину горе описаних задатака, али на даљину. У тим случајевима, секретари наплаћују своје услуге по сату или по пројекту.

Референце

1. Култура Новац (2015). 4 главне функције секретара. Преузето са: цомофунционакуе.цом
2. Кокемуллер, Неил (с / ф). Списак дужности секретара. Преузето са: ворк.цхрон.цом
3. Пимек (2016). Функције и одговорности административног секретара. Добављено из: пимек.пе
4. Волонтирај сада (с / ф). Која је улога секретара? Преузето са: диицомиттеегуиде.орг
5. Виндермере, Анна (с / ф). Које су функције секретара као помоћника управника? Преузето са: пиме.лавозтк.цом