Шта је витални циклус докумената?

Тхе животни циклус докумената састоји се од низа фаза кроз које фајл прелази током његовог корисног века. Ове фазе, од креирања документа, преко свих његових употреба и модификација, до тренутка уништења или трајног подношења.

Концепт животног циклуса докумената настао је у Сједињеним Државама након Другог свјетског рата. То је било због потребе да се нађе одговарајући начин за управљање великим бројем датотека које су се акумулирале.

Свака дисциплина бави се животним циклусом докумената на другачији начин, узимајући у обзир њихов приступ и природу списа.

На пример, животни циклус правног документа може имати различите фазе од оних у академском документу.

У сваком случају, разматрања о томе колико дуго документ треба да се чува, како треба да се складишти или каква је његова исправна употреба треба да буде различита. Слично томе, постоје и различити приступи фазама вашег животног циклуса.

На примјер, могу постојати документи без вриједности за компанију или владин ентитет због њеног старосног доба. Међутим, исте архиве могу имати велику историјску вриједност за музеј.

Још једна фундаментална разлика је у томе што постоји аналогни и дигитални документ. Иако је значај у садржају докумената, постојање дигиталних датотека подразумијева специфичности у њиховом руковању иу фазама њиховог животног циклуса..

Три године докумената

1972. историчар Карлос Вајфелс предложио је теорију о Три века. Према томе, документи су објекти који имају витални процес којим се трансформирају њихове употребе.

Уопштено, документи се интензивно користе одмах након њиховог стварања и за одређени временски период.

Међутим, током времена ова употреба се смањује до тренутка када се потпуно заустави, било зато што су архивирани или уништени.

Према Виффелсу, овај циклус кроз који пролазе сви документи је подијељен у три узраста: административна или активна доб, средња или полуактивна доб, и неактивно или повијесно доба..

Административно или активно доба

Односи се на активни период документа. Она почиње у тренутку свог стварања и пролази кроз различите фазе у којима се консултује, преноси и дијели на честој основи.

На пример, старост административне карте за јавни сервис почиње када се генерише. Затим се наставља кретати ограничено вријеме: док га поштар доставља или шаље е-поштом, када се консултује и када се плаћа.

Средњи или полуактивни узраст

То је период у којем је документ изгубио услужни програм за који је креиран. Дакле, она нема тако активну употребу као у административном добу. Међутим, конзервирано је и може се ретко консултовати.

На пример, средња старост улазнице за услугу почиње када, након плаћања, буде уписана у фасциклу. Врло је вероватно да се никада више неће консултовати, међутим, она остаје архивирана у случају било какве забринутости.

Полуактиван живот докумената може бити варијабилан према типу документа и према контексту. Правни документ, на пример, може имати активнији живот од јавног саобраћаја.

Неактивно доба или историјско доба

Односи се на последњи период досијеа. Међутим, немају све датотеке исто одредиште. У зависности од њихове природе, оне се могу претворити у историјске или уништене.

Историјски архиви су они који имају културну или истраживачку вриједност. Стога се током ове фазе настоје очувати методе очувања што је могуће потпуније..

Фазе животног циклуса докумената

Теорија три века на општи начин успоставља основне фазе кроз које пролазе сви документи.

Међутим, постоје и друге, специфичније фазе које дефинишу корисност и манипулацију докумената.

Фазе кроз које документ пролази зависи од његове вриједности, њене употребе и контекста. Према тим карактеристикама одређује се које фазе морају прећи и које су техничке и административне диспозиције за сваку од њих..

Ово су неке од главних фаза кроз које документ пролази током његовог корисног века:

1-Цреатион: састоји се од израде документа, било у штампаном или дигиталном формату.

2-Складиштење: Према формату у којем је документ креиран, он се складишти физички или дигитално. У неким случајевима, разматра се и фаза дигитализације, када је она дио процеса.

3-Категоризација: односи се на организацију, класификацију или индексирање докумената према параметрима утврђеним у сваком контексту.

4-Трансфер: односи се на слање и / или достављање документа у складу са његовим карактеристикама. У стварности, ово се може односити на испоруку физичком поштом или на пошиљку електронском поштом у зависности од случаја..

5-Дистрибуција: ова фаза се односи на документе који су од јавног значаја или су потребни, па их је након њиховог стварања потребно открити одређеној групи људи.

6-колаборативна употреба: Тренутно, датотеке могу бити уређене за употребу и дељено уређивање. Ова фаза је новијег датума и сматра се искључиво за дигиталне документе.

7-Консултације: односи се на ону фазу у којој су документи уређени с намјером да се они могу консултовати. Током овог процеса, одредбе о безбедности и / или приступачности су веома важне, у зависности од јавности којој се очекује приступ информацијама.

8 - Подношење или уништење: Ово је завршна фаза у животном циклусу свих докумената. Она одговара тренутку када је одлучено да ли има довољно историјске вриједности да се сачува или, напротив, уништи.

Ресурси

1. Дармоутх Цоллеге. (С.Ф.). Животни циклус документа: дефиниције, технологије подршке и апликације. Добављено из: дартмоутх.еду
2. Гонзалез, Л. (2015). Животни циклус докумената: Теорија 3 доба. Добављено из: библиопос.ес
3. Ларривее, Б. (2013). Шта је животни циклус електронског управљања документима? Преузето са: доцументмедиа.цом
4. Роусе, М. (С.Ф.). Животни циклус документа. Добављено из: вхатис.тецхтаргет.цом
5. Иебра, М. (2016). Животни циклус докумената - Шпански архивски систем. Опорављено од: нормадат.ес.