Профил извршног секретара, потребне вјештине и функције



Тхе извршни секретар је посао или професија која служи за пружање максималне подршке високим запосленицима у компанији или организацији. То ће бити ко ће организовати и одржавати распоред руководилаца и помоћи им да изврше широк спектар административних задатака.

Циљ је да се допринесе укупној ефикасности пословања, тако што ће се осигурати да сви административни задаци који су му додијељени буду извршени на правовремен и ефикасан начин. Секретар је особа која пружа административну подршку. Могу обављати задатке као што су писање и архивирање, одговарање на телефон и слање порука.

С друге стране, извршни секретар, или административни асистент, такође обавља неке од тих активности, заједно са координацијом канцеларије, истраживањем производа, интеракцијом са добављачима, наручивањем производа и креирањем базе података.

Нормално, извршни секретари добијају веће плате од секретара, јер обављају функције на високом нивоу и убрзавају продуктивност у уредима.

Индек

  • 1 Потребан профил
  • 2 Потребне вјештине
  • 3 Функције
    • 3.1 Одговорности
  • 4 Референце

Потребан профил

- Дипломирао је пословну администрацију или сродне области.

- Доказано искуство као извршни секретар или слична административна улога.

- Мора бити компетентан у управљању Мицрософт Оффице-ом на интегрални начин иу софтверу "бацк-оффице", на примјер, ЕРП системима.

- Дубоко познавање администрације основних рачуноводствених уреда и процедура, као и релевантног техничког вокабулара којим се рукује у индустрији.

- Познавање основних метода истраживања и техника извјештавања.

- Одличне организације и вештине управљања временом.

- Изванредне вјештине комуникације и преговарања.

- Интегритет и повјерљивост.

Извршни секретари морају бити брзи професионалци са великим капацитетом управљања временом и способности за више задатака. Својом марљивошћу и компетентношћу у раду, руководиоци се могу усредоточити на своје управљачке одговорности без бриге о другим задацима.

Многи менаџери се у великој мери ослањају на свог извршног секретара како би координирали свакодневне задатке и задржали их на дневном реду. Потребно им је много такта и асертивности као чувари времена менаџера.

Неопходне вештине

Извршни секретари морају бити ефикасни у основним вештинама као што су писање, граматика, правопис и интерпункција, и имају искуства у коришћењу канцеларијске опреме и уобичајених софтверских апликација, као што су обрада текста, табеле и графике..

Исто тако, они морају имати одличне вјештине за управљање временом и капацитетом за учинковито рјешавање различитих одговорности.

С друге стране, извршни секретар треба и друге квалитете, као што су добра просудба, дипломатија, дискреција и способност самосталног рјешавања проблема..

Потребне су им снажне комуникацијске вјештине за интеракцију с јавношћу, писање извјештаја и преглед публикација.

Слушајте активно

Морате знати да посвећујете пуну пажњу ономе што други људи кажу, одвојите вријеме да схватите оно што се прави, постављајући питања на одговарајући начин и не прекидајући у неприкладна времена.

Разумевање читања

Потпуно разумевање реченица и писаних одломака у документима везаним за рад.

Управљање временом

Знати како ефикасно управљати својим временом, као и временом других.

Знајући како да говорим

Разговарајте јасно са другим људима да бисте могли ефикасно преносити информације.

Вритинг

Имати ефикасну комуникацију у писаној форми, према ономе што је најприкладније за потребе публике.

Критичко размишљање

Употреба логике и резоновања за идентификовање предности и слабости алтернативних решења, закључака или приступа проблемима који се јављају.

Проактивно учење

Разумјети импликације нових информација за рјешавање проблема и доношење садашњих и будућих одлука.

Координација

Прилагођавање акција у односу на поступке других.

Ревиев

Разматрање и процена учинка самог себе, других људи или организација, како би се извршила побољшања или предузеле корективне мере.

Функције

Извршни секретар може бити одговоран за ситни новац и рачуноводство, али може управљати и буџетом. Можете објављивати чланке на веб страници, иако можете дизајнирати и управљати веб страницом.

Унос података можете извршити у прорачунској табели коју сте дизајнирали и користили за функције извјештавања.

Извршни секретар може да надгледа административно особље. Он често извештава директно директору и може да подржи једног или више руководилаца.

Одговорности

Пажња руководиоцима

- Задржите дневни ред руководилаца и помогните у планирању састанака, састанака одбора, конференција итд..

- Присуствујте састанцима и направите минуте и минуте састанка, затим их саставите, препишите и дистрибуирајте.

- Направите све путне аранжмане за руководиоце: куповину пролаза, хотелску резервацију, доставу путних трошкова, управљање и преглед релевантне документације, итд..

- Спровести мандатне истраге, прикупити податке и припремити документе или извјештаје за разматрање и презентацију од стране руководилаца, одбора и управних одбора, како је додијељено.

- Рукујте поверљивим документима, водећи рачуна да остану безбедни и безбедни.

Интерна и екстерна интеракција

- Примајте и филтрирајте телефонске позиве, преусмеравајући их одговарајућој особи када вам то одговара.

- Управља, одређује приоритете и дистрибуира сву улазну или излазну кореспонденцију (е-пошту, писма, факсове, пакете, итд.), Читање и анализирање долазних меморандума, презентација и извјештаја како би се одредила њихова важност и планирала њихова дистрибуција.

- Припремите одговоре на кореспонденцију која садржи рутинске упите.

- Пратите употребу канцеларијског материјала и преговарајте о условима са добављачима како бисте били сигурни да су наруџбе профитабилније.

- Упознајте се са појединцима, посебним интересним групама и другима, у име руководилаца, одбора и одбора директора.

- Поздравите посетиоце и утврдите да ли им треба дати приступ одређеним особама.

Административна подршка

- Држите електронске и папирне записе у архиви, осигуравајући да су информације организиране и лако доступне за брзо проналажење.

- Припрема фактуре, извештаје, писма, финансијске извештаје и друге документе, користећи софтвер за обраду текста, табеле, базе података и / или презентације, такође пружајући одговарајућу помоћ у рачуноводству.

- Обављање општих канцеларијских послова, као што је одржавање административних система и обављање основних рачуноводствених задатака.

- Координира и усмерава канцеларијске услуге, као што су евиденција и припрема буџета, да помогне руководиоцима.

- Успоставити и надгледати административне политике и процедуре, како за запослене у уредима, тако и за организацију.

- Преглед оперативних пракси и процедура како би се утврдило да ли се могу направити побољшања у областима као што су радни процес, процедуре извјештавања или трошкови.

- Надзирати и обучавати друго административно особље.

Референце

  1. Воркабле (2018). Опис послова извршног секретара. Преузето са: ресоурцес.воркабле.цом.
  2. Бетх Греенвоод (2018). Разлика између секретара и извршног секретара. Посао - Цхрон. Преузето са: ворк.цхрон.цом.
  3. Планер каријере (2018). Извршни секретар и административни асистент. Преузето из: јоб-десцриптионс.цареерпланнер.цом.
  4. Хрвиллаге (2018). Опис послова извршног секретара. Преузето са: хрвиллаге.цом.
  5. БСР (2018). Одговорности извршног секретара. Преузето из: бестсамплересуме.цом