Приручник о процедурама предузећа Шта служи, како га припремити

Тхе упутства за процедуре компаније То је писани документ који наводи корак по корак упутства о томе како да се заврши посао или како се носити са специфичном ситуацијом када се то деси на радном мјесту. Садржи најбоље праксе компаније и описе главних пословних процеса.

Овај приручник такође садржи методе и стандарде о томе како се очекује да ће се рад обавити. Креирање приручника процедура омогућава да се компанија усмери ка расту, поједностављујући обуку и олакшавајући њену способност за скалирање.

Ово упутство може бити везиво са три прстена, фасцикла на мрежном дељеном диску или аутоматизована верзија објављена на мрежи, користећи а софтвер процедура. Свако мора да разуме шта је процедурални приручник и где се може наћи када му је то потребно.

Писање приручника за поступке захтијева да се кораци који су укључени у било који одређени процес јасно разумеју. Како компанија расте, биће потребне нове процедуре. Приручник о процедурама може се такође сматрати библиотеком процедура.

Приручник садржи примјере процедура које се могу користити као модел за нове оперативне процедуре. Сви запослени у организацији морају бити едуцирани о политикама и процедурама компаније; они би увијек требали имати непосредан приступ приручнику за поступање.

Индек

• 1 За шта се користи??
• 2 Како то направити?
  • 2.1 Дефинисати централне процесе
  • 2.2 Напишите увод
  • 2.3 Успоставити дијаграм тока сваког процеса
  • 2.4 Доставите процедуру другој особи да је прочита
  • 2.5 Креирање контролних листа и образаца
  • 2.6 Интегрирајте га у приручник за процедуре
• 3 Примери
• 4 Референце

За шта је??

Користећи добро написан приручник о процедурама, компанија може ефикасније олакшати обуку нових запослених.

Осим обуке, процедурални приручник пружа тренутним члановима тима ресурс да науче најмање коришћене процедуре, осигуравајући да се оне изводе са исправном формалношћу, одржавајући контролу квалитета.

Запослени морају да схвате шта се од њих очекује. Супервизорима је потребан приручник за процедуре за управљање пословним процесима. Документовањем стандарда доставља се оно што је важно за раст, квалитет и задовољство клијената.

Кроз политике и процедуре које утичу на функционалну област, радници на првој линији су оспособљени да доносе учинковите и штедљиве одлуке.

Ефикасан приручник о процедурама пружа одговарајуће методе за међуресорну комуникацију, омогућава особљу да заједно ради на рјешавању свакодневних пословних проблема без потребе за непотребним учешћем супервизора..

Циљ приручника за поступке треба да буде организовање различитих садржаја како би се одразили начини и средства комуникације компаније, да се услуга изврши или произведе производ по најнижој цијени иу најкраћем могућем року..

Има додатну корист од одржавања задовољства послом и високе мотивације запослених.

Како то направити?

Прије израде приручника важно је разумјети разлику између политике, централног процеса и процедуре.

- Политика је скуп основних принципа и повезаних смјерница, формулисаних и примијењених од стране руководства организације, да усмјеравају и ограничавају своје активности у остваривању дугорочних циљева.

- Основни процес је низ међусобно зависних и повезаних процедура, које у свакој фази троше један или више ресурса (радно време, енергија, машине, новац) за претварање инпута у производе. Ови резултати служе као инпути за следећу фазу док се не постигне познати циљ или коначни резултат.

- Процедура је низ активности или фиксни смјер дјеловања, дефиниран корацима (који садрже јасно дефинисане почетне и завршне точке) који се морају извршити у истом редослиједу како би се точно одредио задатак.

Дефинишите централне процесе

Морају се размотрити сви централни процеси које компанија има. Оно почиње дефинисањем процеса који ће бити разграничени и мапирани у процедуралном приручнику, стварајући сажетак свих процедура које треба укључити..

Иако је могуће да сваки процес није постављен, важно је успоставити најосновније и најважније. На примјер, ресторан би могао дефинирати централне процесе о томе како се одређено јело прави, али једнако је важан и процес чишћења ресторана.

Потребно је створити списак кључних процеса који треба да буду покривени тако да сваки од њих може бити интегрисан у процедурални приручник након мапирања. Шема ће служити као водич да би се осигурало да не напуштате ниједан задатак када почнете писати приручник.

Напишите увод

Укључите кратак опис онога што је укључено у приручник, који је директно адресиран на људе који ће користити приручник, шта читаоци могу очекивати када користе приручник и најбољи начин да користе приручник (тј. "Прочитајте га од почетка до краја"). "или га користити као референцу за тражење процедура по потреби").

Успоставите дијаграм тока сваког процеса

Сваки процес је дефинисан корацима или задацима који су неопходни за његово довршење. Ако је неки корак изостављен, то може значити губитак или одлагање наруџбе или неисправан крајњи производ. Успоставите дијаграм тока је да дефинишете ток посла.

Да бисте довршили приручник, морате почети са једним процесом одједном: почети са првим процесом шеме. Описани су кораци неопходни за довршење процеса, затим се враћају детаљи и детаљи се пишу за сваки корак.

Морате бити сигурни да је сваки корак јасан и концизан. Сваки корак треба да обезбеди довољно детаља за свакога да следи упутства.

На пример, претпоставимо да је процедура за процес продаје креирана захтевом на Интернету. Прво је направљен дијаграм тока о томе како је потенцијални купац прво контактиран након што је затражио информације: путем телефонског позива, е-поште или текстуалне поруке.

Ако се првобитно не може контактирати потенцијални купац, израчунава се колико пута продајни тим прати, са специфичним скриптама за сваки контакт.

Када се клијент контактира, додељује се другачија скрипта, као и скуп праћења, у зависности од тога да ли је клијент купио производ или је одлучио да сачека.

Дајте процедуру неком другом да га прочита

Важно је да имате сарадника или некога кога познајете да га прочитају и да следе упутства која су написана. Ова особа може пружити вриједне коментаре ако постоје кораци које нисте могли испунити или нисте разумјели.

Процедура је дебагирана на основу коментара. Можда ћете морати да препишете, уредите или додате нешто у упутства.

Направите контролне листе и обрасце

За сваки процес је лакше за чланове тима да прате образац или контролну листу. Зато се мора израдити детаљан образац, заснован на мапираном процесу.

Ако требате прикупити одређене информације када клијент уђе, морате осигурати да предложак садржи све потребне информације, представљене на сажети начин.

Не треба претпоставити да чланови тима памте све што указује у процедури, посебно када клијент стоји испред њих. Контролне листе и обрасци треба да буду интегрисани као додатак дијаграму и корацима процеса.

Интегрирајте га у приручник за процедуре

Након што је за сваки процес додељен дијаграм тока и креирани су сви предлошци докумената подршке, они су интегрисани у комплетан приручник за процедуре. Приручник је организован на основу одељења.

На пример, приручник о процедурама може имати одељке "Продаја", "Операције" и "Дистрибуција". Сваки одељак је подељен на централне процесе тог одељења, генерално редоследом којим се врши сваки централни процес у општој испоруци производа.

У секцији "Дистрибуција" можете имати неколико главних процеса, као што су "Набавите наруџбу", "Паковање за испоруку", "Отпрема" и "Праћење".

Приручник за процедуре је организован са садржајем и свака процедура је јасно наведена са подебљаним насловом наслова.

Укључује насловницу са називом приручника, табелу садржаја, увод и процедуре по реду садржаја.

Чак и табулатори могу бити постављени за чланове тима како би лако прегледали приручник, како би им помогли да лоцирају релевантне процедуре у својим одјељењима..

Коначно, копије су направљене и дистрибуиране. Континуиране повратне информације морају се охрабривати и приручник по потреби ажурирати. Треба да постоји приручник који је доступан у одређеном подручју сваке функционалне локације, користећи политике и процедуре.

Примери

-Приручник за кухање хамбургера на специфичан начин.

-Приручник о поступању у случају пожара, земљотреса или природне катастрофе.

-Приручник о томе како поступити као одговор на жалбе клијената или на агресивног клијента.

-Приручник за спровођење процеса селекције особља.

-Упутство за рад у ресторану.

Референце

1. Кимберлее Леонард (2017). Како да пишем у приручник за процедуре стандардних операција? Смалл Бусинесс - Цхрон. смаллбусинесс.цхрон.цом.
2. Цхрис Андерсон (2017). Шта је приручник о политикама и процедурама? Бизмануалз Преузето са: бизмануалз.цом.
3. Бизфлуент (2017). Дефиниција приручника за процедуре. Преузето са: бизфлуент.цом.
4. Цхрис Андерсон (2017). Шта је сврха приручника за процедуре? Бизмануалз Преузето са: бизмануалз.цом.
5. Темплате Лаб (2018). 37 Предлошци за најбољу стандардну оперативну процедуру (СОП). Преузето са: темплателаб.цом.
6. Грег Марселло (2017). 8-СТЕП ВОДИЧ ЗА ИЗГРАДЊУ СТАНДАРДНОГ ПРИРУЧНИКА ПОСТУПКА. Лерн. Преузето са: блог.лерн.орг.